La société Ideal Meetings & Events (ci-après « IME ») est soucieuse d’assurer la protection des données personnelles vous concernant (les « Données ») qu’elle peut traiter lorsque vous utilisez le site ime-finder.com (ci-après le « Site »).

Vous trouverez dans cette politique de confidentialité l’ensemble des informations nécessaires afin de comprendre comment nous traitons vos Données et protégeons vos droits.

IME s’engage à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, et notamment le Règlement Général relatif à la Protection des Données (Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, le « RGPD »).

IME est susceptible de modifier cette Politique de confidentialité à tout moment. Ainsi, elle pourra avoir fait l’objet d’une mise à jour entre le moment où vous l’avez téléchargée et celui où vous en prenez connaissance. Vous êtes donc invité à vérifier régulièrement la politique de confidentialité telle que publiée sur le Site.

Responsable du traitement – Contact & coordonnées

Au sens du RGPD :

• Les « données personnelles » sont toutes les informations qui vous concernent et permettent de vous identifier, directement ou indirectement.
• Le « traitement de données personnelles » est toute opération ou ensemble d'opérations appliquées à des données à caractère personnel.

La société IME agit en qualité de « responsable du traitement » des données personnelles que vous nous adressez ou que nous recueillons à votre sujet au sens du RGPD, dès lors que notre société détermine les finalités et les moyens de traitement de vos données personnelles.

Pour toute question relative à vos Données, vous pouvez nous contacter en nous écrivant par email : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Quelles Données sont collectées ?

Dans le cadre de votre utilisation de nos services et de votre navigation sur le site, IME collecte plusieurs catégories de données dont vous trouverez le détail ci-dessous. Ces données proviennent :

• Des informations que vous nous communiquez via le formulaire de contact de la rubrique Contactez-nous, le formulaire de cahier des charges lorsque vous faites une demande, pour la création d'un compte client ou lorsque vous échangez avec notre équipe grâce à la messagerie instantanée, par téléphone ou par email. Ces informations sont des données d’identification, de contact et professionnelles (nom, prénom, entreprise, rôle dans l’entreprise, numéro de téléphone et email professionnels), informations sur les réservations (historique des réservations, factures réglées ou à régler), gestion des utilisateurs associés à votre espace personnel (nom, prénom, email de vos contacts au sein de votre entreprise).

• Des informations résultant de votre utilisation de nos services : nous collectons des informations relatives aux services que vous utilisez et à l'usage que vous en faites. Par exemple, l’utilisation de la messagerie interne sécurisée (identifiants des utilisateurs, contenu, date et heure d’envoi) les données relatives à votre navigation sur le site, données de connexion, les pages que vous avez consultées et votre activité sur la plateforme (par le biais de cookies et de votre adresse IP).

Vous vous engagez à assurer, en tant que de besoin, la mise à jour de vos données à caractère personnel.

Pourquoi collectons-nous vos Données ?

IME collecte vos données personnelles soit directement auprès de vous, en général par le biais de formulaires sur le Site, soit indirectement lors de vos interactions avec nous.

En ce qui concerne les données collectées directement auprès de vous, nous signalons sur nos formulaires par un astérisque toutes les informations obligatoires. En effet, certaines informations sont indispensables : que ce soit dans le cadre de l’exécution d’un contrat entre vous et IME, pour la fourniture d’un service que vous nous avez demandé ou pour répondre à l’une de vos demandes, ou encore pour respecter une obligation légale.

IME utilise vos Données pour les finalités suivantes :

• Répondre à vos demandes de support et de contact ;
• Assurer la gestion de vos projets et réservations ;
• Vous tenir informé de nos nouveautés par l’envoi de newsletters ;
• Réaliser des analyses et statistiques afin d’améliorer votre expérience sur le Site ;
• Assurer le bon fonctionnement et la sécurité du Site ;
• Garantir l’exercice de vos droits ;
• Assurer la défense de nos droits en justice, le cas échéant.

La base juridique du traitement de vos Données est, selon le cas :

• Quand nous répondons à toutes vos demandes de contact ou de support ou pour l’envoi de notre newsletter, le traitement est basé sur votre consentement ;
• Lorsque le traitement est destiné à assurer la gestion de vos projets/réservations et notamment la facturation, il est basé sur l’exécution d’un contrat entre IME et vous ;
• Lorsqu’IME traite vos données pour réaliser des analyses et statistiques, pour assurer la sécurité du Site et améliorer son fonctionnement, ou pour la défense de ses droits en justice, la base juridique est l’intérêt légitime d‘IME ;
• Enfin, quand il est destiné à l’exercice de vos droits, le traitement est fondé sur le respect d’une obligation légale.

Qui en est Destinataire ?

IME traite vos Données pour son propre compte et de manière confidentielle. Ces informations ont pour destinataire IME ou toute société de son Groupe pouvant l’assister dans le cadre de l’exercice de vos droits. Leur accès est limité aux seules personnes qui ont besoin d’y accéder dans le cadre des finalités ci-dessus exposées.

Nous ne les transmettons jamais à des tiers non autorisés.

Nous partageons les données personnelles de façon limitée avec des prestataires auxquels nous faisons appel en vue d’effectuer des opérations en notre nom. Ces prestataires peuvent nous assister dans la gestion de notre plateforme ou effectuer des mesures d’audience. Ils ne sont autorisés à utiliser vos données que dans le cadre des services qu’ils effectuent pour notre compte et uniquement en vue de réaliser des finalités précisément listées. Nous faisons le nécessaire pour nous assurer que ces prestataires garantissent la sécurité de vos données et leur confidentialité.

Enfin, certaines de vos Données (nom, prénom, numéro de téléphone, nom de la société, service concerné, adresse de livraison) sont partagées via le Site avec les fournisseurs référencés sur le Site lorsque vous confirmez une prestation avec l’un d’eux, afin de leur permettre de traiter votre réservation et de finaliser avec vous l’organisation logistique de votre événement. IME agissant ici en qualité d’intermédiaire, puisqu’il met en relation les clients enregistrés sur son Site avec des fournisseurs proposant une prestation événementielle, les Données transmises aux fournisseurs dans ce cadre sont traitées par ces derniers en qualité de responsable de traitement, puisqu’ils déterminent eux-mêmes les finalités et les moyens de traitement de ces Données dans le cadre de leur prestation. Par conséquent, en tant que responsable de traitement, ils sont tenus d’assurer la sécurité et de garantir la confidentialité de vos Données, conformément à leur propre Politique de confidentialité sur laquelle IME n’a aucun contrôle. IME ne saurait donc être tenu responsable d’un traitement des données personnelles non conforme à la règlementation applicable effectué par un fournisseur proposant ses services sur le Site.

Où sont-elles traitées ?

Internet est un outil utilisé dans un environnement global, le fait de l'utiliser pour recueillir et traiter des données à caractère personnel peut impliquer la transmission de ces données à une échelle internationale. Les données que nous recueillons auprès de vous sont traitées en France ou dans un pays de l’Union européenne.

Dans certains cas prévus par la loi, vos Données pourront être transmises à des tiers habilités légalement à y accéder sur requête spécifique : autorité judiciaire ou autorité administrative. Nous pourrons aussi communiquer vos Données à des tiers si une telle mesure est nécessaire pour protéger et/ou défendre nos droits, pour faire respecter les présentes dispositions.

Pendant combien de temps vos Données sont-elles conservées ?

Vos données sont conservées par IME pendant toute la durée de notre relation, ou jusqu’à l’envoi de votre part d’une demande en vue de les supprimer, ou encore après une certaine période d’inactivité de votre côté (définie conformément à notre politique de conservation des données), sauf si une durée de conservation plus longue est autorisée ou imposée en vertu d’une obligation légale, contractuelle, fiscale, sociale ou pour la défense de nos intérêts.

Quels sont vos Droits sur vos Données ?

Vous bénéficiez des droits suivants sur toutes les Données vous concernant :

• droit d’accès,
• droit de les faire rectifier,
• droit de demander leur suppression (« droit à l’oubli »),
• droit de vous opposer à la prospection commerciale, y compris au profilage,
• droit de retirer votre consentement à tout moment (pour les traitements basés sur votre consentement),
• droit de vous opposer à un traitement basé sur l’intérêt légitime,
• droit à la portabilité,
• droit à la limitation du traitement dans certaines circonstances.

En outre, uniquement en France, vous disposez du droit de formuler des directives générales (auprès d’un tiers de confiance certifié) ou particulières (directement auprès du responsable de traitement) relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos Données après votre décès.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits et si vous avez des questions sur le traitement de vos données, vous pouvez nous contacter à : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. en justifiant de votre identité par tout moyen. Toute demande abusive au regard des lois et règlements pourra être rejetée.

 A défaut de réponse satisfaisante, vous avez le droit de contacter l’autorité de contrôle compétente, la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) en France.

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Date de mise à jour : juillet 2022